Pieczątka a pieczęć elektroniczna: cztery różne rzeczy o podobnych nazwach

Kto szuka „pieczęci elektronicznej”, znajdzie kilka zupełnie różnych produktów o niemal identycznych nazwach: certyfikowaną usługę kryptograficzną z unijnego rozporządzenia, urzędową pieczęć z orłem, kwalifikowany podpis i wreszcie zwykły obrazek pieczątki wstawiany do dokumentów. Sporo firm kupuje (i przepłaca) nie to, czego naprawdę potrzebuje. Uporządkujmy to. I uczciwie już na wstępie: digiPieczątka tworzy grafikę pieczątki, nic więcej.

Cztery rzeczy, które łatwo pomylić

1. Graficzna pieczątka: obraz Twojej firmowej pieczątki (nazwa, NIP, adres, kształt okrągły lub prostokątny) w formacie PNG, SVG, PDF lub DOCX. Wstawiasz go do dokumentu tak, jakbyś odbił i zeskanował gumową pieczątkę. To właśnie robi digiPieczątka.
2. Kwalifikowana pieczęć elektroniczna: niewidzialna kryptograficzna „pieczęć” osoby prawnej, która gwarantuje, że dokument pochodzi od danej firmy i nie został zmieniony. To certyfikowana usługa zaufania, nie obrazek.
3. Pieczęć urzędowa: okrągła metalowa pieczęć z orłem, zarezerwowana dla organów państwa. Firma nie może jej używać, a my takich wzorów nie generujemy.
4. Kwalifikowany podpis elektroniczny: osobisty certyfikat konkretnego człowieka, prawny odpowiednik podpisu własnoręcznego. To podpis, nie pieczęć.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna: co to jest i kto jej potrzebuje

Pojęcie pochodzi z rozporządzenia eIDAS (UE) nr 910/2014 (art. 3 pkt 25-27) i polskiej ustawy z 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej. Kwalifikowaną pieczęć wystawiają certyfikowani dostawcy usług zaufania, m.in. KIR (Szafir), Certum, EuroCert, Cencert i PWPW. Działa jak firmowy certyfikat: potwierdza pochodzenie i integralność dokumentu elektronicznego, a od wejścia KSeF bywa też używana do uwierzytelniania firmy w systemie e-faktur. Jest to płatna usługa związana z certyfikatem kryptograficznym. Potrzebują jej głównie spółki, które automatyzują wystawianie dokumentów elektronicznych; typowa mała firma nie ma obowiązku jej posiadać.

Pieczęć urzędowa z orłem: tylko dla urzędów

Okrągła pieczęć z wizerunkiem orła to pieczęć urzędowa, zastrzeżona przez ustawę z 31 stycznia 1980 r. o godle, barwach i hymnie Rzeczypospolitej Polskiej oraz o pieczęciach państwowych (art. 16c) dla organów państwa i podmiotów wskazanych w przepisach. Wyrabiać ją może wyłącznie Mennica Polska. Bezprawne posiadanie lub używanie takiej pieczęci to wykroczenie z art. 49 § 2 Kodeksu wykroczeń, zagrożone grzywną do 5000 zł, a posługiwanie się nią do fałszowania dokumentów podpada już pod prawo karne. Dlatego digiPieczątka nie oferuje żadnych wzorów z orłem ani motywami heraldycznymi przypominającymi godło. Sam okrągły kształt pieczątki jest oczywiście dozwolony dla każdej firmy.

Czym jest graficzna pieczątka

Graficzna pieczątka to obraz: wizualna postać firmowego stempla, którą wstawiasz do faktury (dokładniej: jej wizualizacji), umowy, oferty czy pisma, albo drukujesz na dokumentach. Służy wyglądowi, porządkowi i firmowemu charakterowi dokumentu. I równie ważne: graficzna pieczątka nie jest kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną w rozumieniu eIDAS, nie zastępuje podpisu (własnoręcznego ani kwalifikowanego) i nie nadaje dokumentowi żadnej mocy prawnej. Nikt uczciwy nie będzie twierdził inaczej.

Czego potrzebujesz?

• Chcesz, żeby dokumenty firmy wyglądały profesjonalnie i miały firmowy stempel: graficzna pieczątka. Do tego celu kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest zbędna i niewspółmiernie droga.
• Musisz masowo i automatycznie „podpisywać” dokumenty elektroniczne jako firma albo uwierzytelniać spółkę w KSeF: kwalifikowana pieczęć elektroniczna od dostawcy usług zaufania.
• Podpisujesz dokumenty jako konkretna osoba, z pełnym skutkiem prawnym: kwalifikowany podpis elektroniczny.
• Pieczęć z orłem: tylko jeśli jesteś organem państwa. Firmie jej używać nie wolno.

Na koniec, wprost

digiPieczątka tworzy grafikę pieczątki, nic więcej. Jeśli potrzebujesz usługi zaufania, kup ją u certyfikowanego dostawcy. Jeśli potrzebujesz ładnej, czytelnej pieczątki do dokumentów, jesteś we właściwym miejscu: pieczątkę pobierzesz w PNG z przezroczystym tłem, SVG, PDF i DOCX w kilka minut.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W indywidualnych sprawach skonsultuj się z prawnikiem.