Faksymile: co to jest i kiedy pieczątka z podpisem wystarczy

Faksymile to wierne odwzorowanie własnoręcznego podpisu: klasycznie gumowa pieczątka z podpisem, dziś coraz częściej grafika wstawiana do dokumentów. I od razu najważniejsze, bo w sieci krąży tu sporo nieporozumień: faksymile nie jest podpisem w rozumieniu prawa. Tam, gdzie przepis wymaga formy pisemnej, potrzebny jest podpis własnoręczny. Ale w ogromnej części codziennych dokumentów podpis w ogóle nie jest wymagany i tam faksymile robi dokładnie to, do czego zostało wymyślone: oszczędza rękę.

Co to jest faksymile

Słowo pochodzi z łacińskiego fac simile, „czyń podobnie”, i oznacza dokładną kopię, w praktyce biurowej: kopię podpisu. Faksymile występuje w dwóch postaciach:

• pieczątka z podpisem: fizyczny stempel z odwzorowaniem podpisu, często połączony z danymi firmy,
• grafika podpisu: obraz podpisu (sam lub w ramce pieczątki), wstawiany do PDF, Worda czy szablonu dokumentu.

Czy faksymile to podpis? Co mówi prawo

Zgodnie z art. 78 § 1 Kodeksu cywilnego do zachowania pisemnej formy czynności prawnej potrzebny jest własnoręczny podpis na dokumencie. Odbitka lub wydruk podpisu tego wymogu nie spełnia: podpis odtworzony mechanicznie wystarcza tylko tam, gdzie przepis szczególny wprost na to pozwala (tak jest np. przy niektórych papierach wartościowych). Dlatego umowy, dla których prawo zastrzega formę pisemną, pełnomocnictwa, weksle czy dokumenty bankowe podpisuje się odręcznie albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Faksymile ich nie zastąpi i nigdy nie przedstawiamy go jako podpisu.

Gdzie faksymile w zupełności wystarczy

Cała reszta firmowej papierologii to naturalne środowisko faksymile, bo podpis nie jest tam prawnie wymagany albo pełni rolę czysto grzecznościową:

• faktury: lista elementów faktury w ustawie o VAT w ogóle nie wymienia podpisu, faktura jest ważna bez niego,
• potwierdzenia, paragony i pisma masowe (wezwania, podziękowania, seryjna korespondencja),
• oferty i korespondencja handlowa,
• dokumenty wewnętrzne: obiegówki, notatki, zatwierdzenia,
• dyplomy, certyfikaty i zaproszenia, gdzie podpis jest elementem graficznym.

Kiedy faksymile nie wystarczy

Wszędzie tam, gdzie druga strona ma prawo oczekiwać podpisu własnoręcznego: umowy z rygorem formy pisemnej, dokumenty urzędowe, pełnomocnictwa, dyspozycje bankowe. Banki konsekwentnie wymagają podpisu zgodnego ze wzorem złożonym na karcie wzorów podpisów i faksymile odrzucą. W razie wątpliwości: jeśli dokument rodzi istotne zobowiązanie, podpisz go ręcznie.

Pieczątka z podpisem w wersji graficznej

W digiPieczątka zrobisz faksymile bez wyrabiania fizycznego stempla: pieczątkę z podpisem łączącą dane firmy z odwzorowaniem podpisu albo samą grafikę podpisu. Pobierasz pliki PNG (z przezroczystym i białym tłem), SVG, PDF i DOCX i wstawiasz je do faktur, ofert i szablonów dokumentów w kilka sekund. Uczciwie o granicach: to grafika. Nie ma mocy prawnej podpisu własnoręcznego ani kwalifikowanego podpisu elektronicznego i używa się jej wyłącznie do własnego podpisu (lub za wyraźną zgodą osoby, której podpis odwzorowuje), we własnych dokumentach.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W indywidualnych sprawach skonsultuj się z prawnikiem.