Pieczątka na zamówienie

Przede wszystkim na zamówieniach papierowych i w PDF kierowanych do dostawców, którzy oczekują „ostemplowanego” dokumentu. Przy zamówieniach e-mailowych zwykle wystarczy podpis i stopka firmowa.

Standardowe dane identyfikacyjne zamawiającego: nazwę firmy, adres siedziby, NIP. Te same, które powinny znaleźć się na pieczątce firmowej.

Zakład produkcyjny składa zamówienie na materiały u stałego dostawcy. Dostawca ma wewnętrzną procedurę: przyjmuje do realizacji tylko zamówienia z pieczątką zamawiającego, bo to dla niego prosty sposób potwierdzenia, że dokument naprawdę wyszedł z danej firmy, a nie z przypadkowego adresu e-mail. Zamawiający dodaje więc pieczątkę obok podpisu osoby uprawnionej do składania zamówień, i sprawa jest zamknięta przy pierwszej wysyłce. Podobnie działa to w branży spożywczej, gdzie sieci handlowe akceptują zamówienia od dostawców tylko z pieczątką i podpisem osoby wskazanej w umowie ramowej: to dla nich prosty filtr przed pomyłkami i nieautoryzowanymi zleceniami.

Co gdzie na zamówieniu:

• nagłówek lub stopka: dane zamawiającego (nazwa, adres, NIP), często jako pieczątka,
• pole podpisu osoby zamawiającej: podpis i pieczątka firmowa,
• potwierdzenie przyjęcia zamówienia przez dostawcę: pieczątka dostawcy, jeśli tego wymaga jego procedura,
• zamówienie cykliczne (np. tygodniowa dostawa): pieczątka raz uzgodniona, powtarzana na każdym kolejnym zamówieniu.

Żaden przepis nie wymaga pieczątki na zamówieniu, bo zamówienie wiąże samym podpisem. W praktyce jednak część dostawców traktuje pieczątkę jako część swojej procedury przyjęcia zamówienia, więc jej brak potrafi niepotrzebnie wydłużyć realizację. W relacji z nowym dostawcą pieczątka bywa też pierwszym sygnałem, że zamawiający jest realną, zarejestrowaną firmą, a nie przypadkowym kontem e-mail.

W branży budowlanej zamówienia materiałów bywają też podstawą rozliczenia kosztorysu z inwestorem, więc pieczątka na dokumencie ułatwia później jednoznaczne przypisanie zakupu do konkretnego kontraktu, zamiast szukania w skrzynce mailowej, kto i kiedy je złożył.

Podaj NIP, dane uzupełnimy automatycznie, a pieczątkę pobierzesz w PNG, SVG, PDF i DOCX. Jednorazowo 19,90 zł, bez rejestracji.