Pieczątka na fakturę

W KSeF fakturę wystawia się jako plik XML i to on jest dokumentem prawnym. Klientom nadal przekazuje się jednak czytelną wizualizację PDF albo wydruk, i to na niej firmy stawiają pieczątkę, żeby dokument wyglądał kompletnie i wiarygodnie. Pieczątka pozostaje też przydatna na umowach, ofertach, protokołach i korespondencji, których KSeF nie obejmuje.

Zwykle te same dane identyfikacyjne, które i tak podajesz na dokumentach: nazwę firmy (lub imię i nazwisko przedsiębiorcy), adres, NIP, ewentualnie REGON. Pieczątka po prostu zbiera je w jednym czytelnym miejscu. Więcej w artykule Co powinna zawierać pieczątka firmowa.

Sklep internetowy wystawia fakturę za zamówienie firmowe. Prawnie obowiązującym dokumentem jest plik XML wysłany do Krajowego Systemu e-Faktur, ale klient i tak dostaje czytelną wizualizację PDF do swojej księgowości. To właśnie na tej wizualizacji, w miejscu, gdzie kiedyś stawiano gumowy stempel, sklep umieszcza graficzną pieczątkę: element szaty graficznej, nie część prawnie wiążącej treści faktury. To samo dotyczy faktur zaliczkowych i rozliczających: każda ma własny plik XML w KSeF, a graficzna pieczątka na wizualizacji pozostaje identyczna, żeby cała seria dokumentów wyglądała spójnie dla odbiorcy.

Co gdzie na fakturze:

• plik XML w KSeF: dane faktury, kod QR, bez pieczątki, bo nie ma jej gdzie umieścić,
• wizualizacja PDF lub wydruk: pieczątka i ewentualnie podpis, w rogu lub przy danych sprzedawcy,
• faktura korygująca: ten sam wzór pieczątki co na fakturze pierwotnej.

Krótko: pieczątka na fakturze nigdy nie była obowiązkowa, a od KSeF legalną fakturą jest sam plik XML. Pieczątka mieszka na wizualizacji, bo klienci wciąż chcą zobaczyć znajomy, firmowy wygląd dokumentu.

Podaj NIP, dane uzupełnimy automatycznie, dopasuj wygląd i pobierz czystą pieczątkę w PNG (także z przezroczystym tłem), SVG, PDF i DOCX. Gotowe w 60 sekund, jednorazowo za 19,90 zł. Instrukcje wstawiania znajdziesz dla programów Fakturownia i wFirma.